Вопрос бухгалтера

Я веду в организации участок заработной платы.  Скажите, пожалуйста, какие документы по расчету и выплате заработной платы и в каких случаях нужно обязательно распечатывать из бухгалтерской программы?

Ответ:  Единого перечня документов по расчету и выплате заработной платы, которые нужно обязательно распечатывать действующее законодательство не содержит. Организация может самостоятельно закрепить порядок и состав таких документов в локальных актах, приложениях к учетной политике.  Распечатывать документы обязательно в том случае, если они должны быть предоставлены по требованию контролирующих органов или по запросам работников.  Копии бумажных документов запрашивают при налоговых проверках.

 

Обоснование: При решении вопроса о составе документов и периодичности их  распечатки необходимо руководствоваться применяемой в организации системой оплаты труда, нормами ТК РФ, НК РФ в части регистров по НДФЛ, по взносам для соблюдения требования ведения учета начисленных страховых взносов по каждому застрахованному лицу,  признания налоговых расходов на оплату труда, Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ (ред. от 29.07.2018)  “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”.

       Одновременно необходимо учитывать установленные сроки хранения  первичных учетных документов, кассовых документов и бухгалтерских регистров.  Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов независимо от форм собственности регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”.

На основании ч. 1 ст. 17 данного Закона организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ.

         По общему правилу, документ нужно хранить в бумажном виде если на нем должны быть собственноручные подписи работников, бухгалтера, руководителя организации.

Следовательно, первичный документ составленный изначально в электронном виде в бухгалтерской программе и требующий подписи необходимо распечатать, за исключением документов, подписанных электронной подписью.  Бухгалтерские документы можно хранить только в электронном виде, если они подписаны электронной подписью или личная подпись для них не важна. Например, платежки или карточки по учету НДФЛ и взносов.

        С 1 января 2013 года все коммерческие организации вправе пользоваться формами первичных документов по учету труда и заработной платы, разработанными ими самостоятельно. Главное, чтобы при этом они содержали обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Ежемесячно нужно составлять и распечатывать документы, которые влияют на сумму зарплаты в конкретном месяце (служебные записки, приказы о поощрении и т. п.).

       Табель учета использования рабочего времени обычно ведут в программе, распечатывают и передают в бухгалтерию. Табель подписывают два работника — табельщик и руководитель структурного подразделения. Если оба работника имеют электронные подписи, то табель можно вести, хранить, передавать в бухгалтерию в электронном виде (ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Табель подтверждает расходы на оплату труда. Если табель не предоставить при проверке, инспекторы не признают расходы, а суды их поддержат (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29.05.2014 по делу № А29-1550/2013).

    Суммы начисленной зарплаты каждый месяц фиксируются в расчетной или расчетно-платежной ведомости. Данные о зарплате, начисленной сотруднику в течение календарного года, отражают лицевых счетах по типовым формам № Т-54 или № Т-54а или по самостоятельно разработанной форме. Расчетные ведомости по зарплате, записки-расчеты для отпускников, лицевые счета работников — на всех этих документах стоит личная подпись бухгалтера. Значит, их надо распечатывать.

   При выплате зарплаты работодатель обязан в письменной форме известить своего сотрудника о сумме и составных частях зарплаты (ч. 1 и 2 ст. 136 ТК РФ). Для этого каждому работнику нужно выдать расчетный листок. Организация обязана выдавать сотрудникам этот документ независимо от того, каким способом она выплачивает зарплату: наличными через кассу, перечислением на банковские карты или в натуральной форме. Такой вывод следует из положений статьи 136 Трудового кодекса РФ и подтверждается письмом Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6-1. Типового бланка расчетного листка нет, поэтому его форму следует разработать самостоятельно, утвердив ее в специальном документе.

      В локальном нормативном акте можно установить способ, которым работники будут получать расчетные листки по заработной плате. Это может быть бумажный расчетный листок, выданный под подпись сотрудникам, либо электронный вариант, отправленный по электронной почте или в личном кабинете на корпоративном сайте. Все эти варианты выполняют требование закона.

    Ежемесячно по счету 70 организация может вести и распечатывать регистры бухгалтерского учета: карточку или ведомость по счету 70 или иные регистры, разработанные в организации самостоятельно. Налоговым регистром по заработной плате является регистр учета расходов по оплате труда. Записи ведутся в нем ежемесячно нарастающим итогам в течении года.

    Распечатывать документы обязательно и в том случае, если они должны быть предоставлены по требованию контролирующих органов. Копии бумажных документов запрашивают, к примеру, при налоговых проверках.  В инспекцию можно передать сканированные копии документов по ТКС, если они их названия есть в приказе ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@. Документов по заработной плате в этом списке нет.

Ежегодно нужно вести карточку пор по индивидуальному учету страховых взносов ПФР и ФСС РФ. Ее форма утверждена письмом ПФР и ФСС РФ от 09.12.2014 № АД-30-26/16030, № 17-03-10/08/4738П. По НДФЛ ежегодно оформляйте Налоговую карточку по учету доходов и налога на доходы физических лиц. Его форма законодательно не утверждена, поэтому нужно разработать ее самостоятельно. В нее  должны быть включены обязательные реквизиты: сведения о работнике и его статус, виды доходов и предоставленных вычетов, сумма дохода и дата его выплаты, информация об удержанном и уплаченном НДФЛ.

        Вести регистры по учету НДФЛ и взносов удобнее в программе. В течении года печатать их не нужно, если распечатанные документы не затребуют налоговики в рамках камеральной проверки. Хранить регистры (карточки) по НДФЛ и взносам можно в программе. Налоговый кодекс не поясняет, надо ли выводить их на бумагу, организация может самостоятельно установить этот порядок.

     Форму 6-НДФЛ, расчет по взносам,  документы персонифицированного учета можно хранить только в программе, если организация сдает все в электронном виде. Распечатывать и подшивать в папки их не обязательно (письмо Минфина России от 05.05.2015 № 07-01-06/25701).  Распечатка может понадобиться при увольнении или по запросу работника (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ).

 

Прядкина И.А.
Эксперт Линии консультаций ООО "Компьютер Инжиниринг"
Дата публикации: 1 апреля 2019
Источник: http://b-k.press/2019/04/01/вопрос-бухгалтера/